Prywatność i dane osobowe

Administrator danych

Administratorem danych jest Aktiv Group Sp. z o.o., ul. Jagodowa 11/12, 30-427 Kraków, NIP 6793178019, REGON 382044292, KRS 0000762788. W sprawach prywatności napisz na kontakt@tutukrakow.pl.

Po co przetwarzamy dane

• Obsługa rezerwacji, pobytu, rozmowy i próśb gościa: wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Rozliczenia, faktury i obowiązki księgowe: obowiązek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Bezpieczeństwo systemu, organizacja pracy, zapobieganie nadużyciom i dochodzenie roszczeń: uzasadniony interes administratora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Zakres i źródło danych

Przetwarzamy dane przekazane z rezerwacji i rozmowy, między innymi numer rezerwacji, imię i nazwisko, telefon, daty pobytu, apartament, płatności oraz prośby organizacyjne. Dane otrzymujemy bezpośrednio od gościa, od osoby dokonującej rezerwacji albo z platformy Booking.com lub innej platformy, przez którą dokonano rezerwacji.

Czy podanie danych jest obowiązkowe

Dane konieczne do identyfikacji rezerwacji, kontaktu, płatności i wykonania pobytu są potrzebne do zawarcia lub wykonania umowy. Bez nich obsługa rezerwacji może nie być możliwa. Dodatkowe prośby, takie jak parking, faktura lub wcześniejsze zameldowanie, są dobrowolne, ale bez odpowiednich informacji nie będziemy mogli ich zrealizować.

Odbiorcy i dostawcy

Dostęp otrzymują wyłącznie upoważnione osoby TuTu Kraków oraz serwis sprzątający w zakresie koniecznym do przygotowania apartamentu i rozliczenia zebranej gotówki. Dane mogą być powierzane dostawcom hostingu OVHcloud, poczty Google, platformom rezerwacyjnym takim jak Booking.com oraz dostawcom usług informatycznych działającym na polecenie administratora. Jeżeli użytkownik kliknie przycisk tłumaczenia wiadomości, treść tej konkretnej wiadomości jest przekazywana dostawcy OpenAI wyłącznie w celu wykonania tłumaczenia.

Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy globalni dostawcy mogą przetwarzać dane poza EOG. W takim przypadku przekazanie odbywa się wyłącznie na podstawie mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych. Informację o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z administratorem.

Jak długo przechowujemy dane

Dane kontaktowe, wiadomości i informacje operacyjne przechowujemy przez bieżący i poprzedni miesiąc. Starsze rozmowy i dane osobowe są trwale usuwane. Pozostają numer rezerwacji, okres, apartament i dane finansowe niezbędne do rozliczeń. Surowe dane pomocniczego importu usuwamy po 14 dniach. Dokumentację księgową przechowujemy przez okres wymagany prawem.

Twoje prawa

Możesz poprosić o dostęp do danych, ich sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania lub przeniesienie, a także wnieść sprzeciw, jeśli ma zastosowanie. Możesz również złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Bezpieczeństwo i automatyzacja

Panel działa przez szyfrowane połączenie. Link do rezerwacji jest prywatny i nie powinien być przekazywany innym osobom. Reguły i odpowiedzi automatyczne mogą rozpoznawać treść próśb oraz wspierać przydział parkingu, ale nie podejmują wobec gościa decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie na niego wpływających. Decyzje wymagające weryfikacji pozostają pod nadzorem człowieka. Przed uruchomieniem zewnętrznego dostawcy AI administrator weryfikuje umowę powierzenia, zakres danych i zasady transferu. Tłumaczenie jest uruchamiane wyłącznie po kliknięciu, a oryginalna treść wiadomości nie jest przez nie zmieniana. Tłumaczenie może zawierać błędy, dlatego w ważnych sprawach potwierdzamy sens wiadomości z gościem.